Ваш первый офис: как спланировать ремонт

Наступил долгожданный момент: ваша фирма сняла (приобрела) свой первый отдельный офис. Теперь предстоит множество хлопот по ремонту:

• создание необходимой для работы сотрудников планировки,
• выбор дизайна,
• сам ремонт офиса.

Масштабность ремонтных работ

Масштабность предстоящих работ многих ставит в тупик. Профессионалы, отталкиваясь от имеющегося опыта проведения ремонта и строительства офисов, дает универсальные рекомендации, способные внести ясность в предстоящий процесс обустройства офиса.

С чего начать

Ремонт офиса делается не на несколько месяцев, а на годы плодотворной работы коллектива.

Если компания переезжает из одного офиса в другой, у нее уже есть наработанный объем требований к новому помещению:

1. количество кабинетов,
2. зоны, требующие стекло с затемнением,
3. размер помещений,
4. стиль интерьера.

У вас этих требований нет. Поэтому начните с действия, на первый взгляд мало относящегося к ремонту составьте план развития.

Составьте план

• Какая площадь нужна вашим сотрудникам?
• Увеличится ли их число в ближайшие полгода, год?
• Через какое время, по вашим расчетам, вам понадобится больше рабочей площади?

Если вы составите этот план по количеству сотрудников и скорости его увеличения, вам будет проще распланировать число рабочих мест так, чтобы офис не стал вам тесен при приеме на работу еще двух-трех человек. В дальнейшем руководствуйтесь эти планом при обсуждении проекта со специалистами строительной компании.

Интерьер офиса

Об этом стоит задуматься еще до того, как вы выберете компанию-подрядчика. Лучше, если весь комплекс работ будет выполнять одна и та же организация.

Вариант, когда проект перепланировки делает одна фирма, дизайн-проект другая, отделку и ремонт третья, а инженерные работы четвертая худший. Он наиболее затратный и по времени, и по деньгам.

Поэтому просмотрите выполненные проекты офисов нескольких строительных компаний, условия которых вас устраивают.

Чем ближе для вас стилистика выполненных компанией работ, тем проще будет найти общий язык с дизайнерами и проектировщиками.

Согласование перепланировки

Как вы знаете, ни одно помещение не может быть законно перепланировано без соответствующих разрешений и согласований во множестве комиссий. Все согласования проводятся в два этапа получение разрешения на перепланировку до начала изготовления проекта и при вводе офиса в эксплуатацию.

Крупные строительные компании сами подготавливают весь пакет документов для согласований в различных инстанциях, что является еще одним плюсом сотрудничества с ними. Отлаженный механизм согласований сэкономит ваше время, и ремонт в новом офисе начнется раньше.

Если же вы решили сами проводить все согласования, приготовьтесь потратить два месяца на сбор и подписание всех разрешающих документов.

Финансы

Помните о том, что конечные затраты на планировку, отделку и оборудование офиса сводятся к нескольким статьям расходов:

• расходы по смете строительной фирмы (все черновые материалы, т.е. те, которые не видно в окончательной отделке офиса, все строительно-отделочные операции, дизайн-проект);
• расходы на отделочные материалы (напольные и настенные покрытия, т.е. все, что вы будете видеть в отделке офиса);
• мебель, свет и прочее оборудование для офиса.

Оцените заранее ваш бюджет и то, какое распределение расходов между всеми этими статьями вас устроит. Можно сэкономить на некоторых отделочных материалах (ламинат вместо паркета), на мебели (нужна ли кожаная мебель?).

Однако ни один профессионал строительной фирмы не отрекомендует вам экономить на черновом материале, инженерном оборудовании и профессиональных рабочих это именно те расходы, от которых напрямую зависит качество ремонта офиса и его безопасность.

Планирование помещения

Молодой фирме, ранее не имевшей своего офиса, сложно грамотно спланировать пространство. Руководствуйтесь советами проектировщика фирмы и следующими простыми рекомендациями.

Разделите все пространство офиса на несколько зон:

1. большая зона для рабочих мест сотрудников, в дальнейшем она будет рассматриваться боле детально;
2. переговорная комната или зона для проведения встреч;
3. зона встречи гостей и ожидания (вместе со стойкой администратора);
4. небольшая зона для отдыха работников;
5. необходимые подсобные помещения (например, комната для каталожной базы).

Эти зоны выделяются по их функциональному назначению, поэтому, зная масштаб и специфику работы вашей фирмы, вам будет просто оценить, какую площадь отвести под каждую из этих зон.

• Сколько гостей бывает у вас в течение дня?
• Как много людей одновременно может собраться в конференц-зале для переговоров?
• Какие дополнительные хозяйственные помещения нужны в вашей работе?

Дизайн

Конечно, дизайн офиса во многом зависит от бюджета фирмы. Но все же уследить некоторые актуальные тенденции можно.

• Во-первых, используйте свой офис как визитную карточку. Ведь ваша визитка выполнена в фирменных цветах, на ней есть ваш логотип и все контактные данные.
• Во-вторых, не гонитесь за экстраординарностью. Прагматичность вот тот принцип, который должен диктовать дизайн офиса.
• В-третьих практичность.